Le respect de la vie privée et de la protection des données à caractère personnel constitue un facteur de confiance, valeur à laquelle tiennent particulièrement les Services de Prévention et de Santé au Travail, en s’attachant au respect des libertés et droits fondamentaux.

 

Depuis sa création, l’association Reims Santé au Travail (anciennement SMIRR : Service médical interentreprises de la Région de Reims) collecte des données à caractère personnel, les exploite et les conserve, parmi lesquelles des données de santé.

 

Les traitements de ces données ont toujours été mis en œuvre conformément à la législation et à la réglementation en vigueur, dans des conditions garantissant leur sécurité, pérennité et protection contre toute atteinte et tout accès non autorisés, dans le respect du secret médical ou du secret professionnel auxquels sont assujettis nos professionnels de santé (médecins et infirmiers) et les autres membres de l’équipe pluridisciplinaire.

 

Le présent document définit nos engagements pour la protection des données envers nos adhérents et leurs salariés, en tant que responsable ou sous-traitant, ainsi que nos fournisseurs et partenaires. Sont précisées, notamment, les conditions de collecte, d’utilisation et de conservation des données à caractère personnel que nous traitons.

 

Les finalités et les fondements juridiques des traitements de données mis en œuvre :

 

Répondre à nos obligations légales et réglementaires

 

Le traitement de vos données à caractère personnel est soumis au respect du règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données, dit « RGPD », et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018.

 

Selon le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), le traitement des données personnelles de santé est autorisé et ce, sans consentement préalable de l’utilisateur, s’il poursuit notamment une finalité d’appréciation médicale : soins, diagnostics et médecine préventive.

 

Lorsqu’un consentement est nécessaire pour la mise en œuvre d’un traitement, nous procédons à l’information des personnes concernées et demandons leur consentement.

 

Les données personnelles que nous collectons sont nécessaires à l’accomplissement des missions de l’association Reims Santé au Travail prévues à l’article L.4622-2 du Code du travail qui dispose que :

 

« Les services de prévention et de santé au travail ont pour mission principale d'éviter toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail. Ils contribuent à la réalisation d'objectifs de santé publique afin de préserver, au cours de la vie professionnelle, un état de santé du travailleur compatible avec son maintien en emploi.

 

A cette fin, ils :

 

• 1° Conduisent les actions de santé au travail, dans le but de préserver la santé physique et mentale des travailleurs tout au long de leur parcours professionnel ;

 

• 1° bis Apportent leur aide à l'entreprise, de manière pluridisciplinaire, pour l'évaluation et la prévention des risques professionnels ;

 

• 2° Conseillent les employeurs, les travailleurs et leurs représentants sur les dispositions et mesures nécessaires afin d'éviter ou de diminuer les risques professionnels, d'améliorer la qualité de vie et des conditions de travail, en tenant compte le cas échéant de l'impact du télétravail sur la santé et l'organisation du travail, de prévenir la consommation d'alcool et de drogue sur le lieu de travail, de prévenir le harcèlement sexuel ou moral, de prévenir ou de réduire les effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 et la désinsertion professionnelle et de contribuer au maintien dans l'emploi des travailleurs ;

 

• 2° bis Accompagnent l'employeur, les travailleurs et leurs représentants dans l'analyse de l'impact sur les conditions de santé et de sécurité des travailleurs de changements organisationnels importants dans l'entreprise ;

 

• 3° Assurent la surveillance de l'état de santé des travailleurs en fonction des risques concernant leur santé au travail et leur sécurité et celle des tiers, des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 et de leur âge ;

 

• 4° Participent au suivi et contribuent à la traçabilité des expositions professionnelles et à la veille sanitaire ;

 

• 5° Participent à des actions de promotion de la santé sur le lieu de travail, dont des campagnes de vaccination et de dépistage, des actions de sensibilisation aux bénéfices de la pratique sportive et des actions d'information et de sensibilisation aux situations de handicap au travail, dans le cadre de la stratégie nationale de santé prévue à l'article L. 1411-1-1 du code de la santé publique.»

 

Nos traitements de données relèvent ainsi d’une mission d’intérêt public dont est investie l’association Reims Santé au Travail en application de cet article.

 

Exécution du contrat conclu avec nos adhérents ou avec nos fournisseurs et communication d’informations précontractuelles

 

Nous utilisons aussi des données personnelles pour :

 

• Transmettre des informations relatives à notre offre de service,

• Valider les demandes d’adhésion,
• Assurer le suivi en santé au travail et nos autres actions de prévention pour les bénéficiaires finaux (salariés de nos adhérents),
• Réaliser les autres actions incluses dans notre offre en santé au travail, telles que les formations, réunions de sensibilisation, diffusion de nos publications (newsletter, plaquette d’information ou de prévention, ouvrages), actions thématiques…,
• Établir et adresser les éléments de facturation et les factures à nos adhérents.

 

Défense de nos intérêts légitimes

 

Nous pouvons également être amenés à réutiliser les données personnelles recueillies pour développer et adapter notre offre de service et défendre nos intérêts en justice, notamment à des fins de :

• Preuve de nos accords, actions et interventions,
• Gestion et administration de notre système d’information,
• Continuité de notre offre de service,
• Sécurité des personnes,
• La gestion des impayés et du recouvrement,
• La gestion des recours, des réclamations et des contentieux,
• La lutte contre la fraude,
• La création de base de tests informatiques et de statistiques pour le suivi de notre activité en interne.

 

Les données traitées peuvent être agrégées en statistiques anonymisées à des fins d’enquêtes et d’études. Les résultats de ces enquêtes anonymes peuvent être transmis à nos partenaires (Présanse, branches professionnelles, CARSAT, Cap emploi) ou à la DREETS, notre autorité de tutelle.

 

Le responsable de traitements :

 

L’association Reims Santé au Travail est le responsable des traitements de données mis en œuvre, pour les finalités et dans les conditions définies par la présente Politique de sécurité et de confidentialité.

 

L’association Reims Santé au Travail est une association déclarée, régie par la loi du 1er juillet 1901. Son siège social est situé au 28 rue René Cassin à Bezannes.  Elle est identifiée au SIREN sous le numéro 780 424 776.

 

La sécurité des données :

 

L’association Reims Santé au Travail a mis en place des procédures internes pour la gestion des risques et pour l’organisation de la sécurité des données. Ces procédures sont documentées et adaptées à chaque traitement de données personnelles en fonction des risques qu’ils sont susceptibles de présenter pour la vie privée des personnes concernées.

 

L’association Reims Santé au Travail prend également les mesures de protection techniques et organisationnelles adéquates, telles que définies dans la réglementation en vigueur, afin de protéger les données personnelles que nous traitons. L’association Reims Santé au Travail prend notamment des mesures de sécurité appropriées pour les traitements de données personnelles sensibles et des risques associés.

 

Nos mesures de sécurité, applicables à tous les systèmes utilisés dans le traitement des données personnelles, visent à garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de celles-ci, à tout moment et jusqu’à leur suppression de notre système d’information.

 

Les données traitées :

 

Nous recueillons et utilisons uniquement les données personnelles qui nous sont strictement nécessaires dans le cadre de nos activités statutaires de suivi en santé au travail : organisation et gestion du Service de Prévention et de Santé au Travail et mises en œuvre d’actions de prévention.

 

Pour l’accomplissement de nos missions, nous sommes amenés à collecter différentes catégories de données personnelles :

 

• Informations administratives et de contacts : (nom, prénom, lieu et date de naissance, sexe, âge, adresse postale et électronique professionnelle et/ou personnelle, numéro de téléphone professionnel et/ou personnel),
• Informations relatives à la Situation personnelle et familiale (situation familiale, situation maritale, nombre d’enfants, nombre d’enfants à charge, médecin traitant),
• Informations relatives à l’emploi, à la formation et au poste de travail (niveau d’étude, diplômes, nom de l’employeur, conditions de travail, emploi déclaré par l’employeur, code PCS de l’emploi, type de contrat, date de début de contrat, date de fin de contrat, date de début de poste, date de fin de poste, expositions déclarées par l’employeur, (NIR), historique des arrêts de travail et absences),
• Données d’identification et d’authentification lors de l’utilisation des services en ligne proposés par l’association Reims Santé au Travail (adresse IP, logs techniques, traces informatiques, cookies de navigation),

Données relatives à vos demandes d’offres et de contenus proposés par l’association Reims Santé au Travail : données relatives aux interactions avec nos adhérents et leurs salariés dans nos centres (siège, annexe et cabinets en entreprises) ou sur le milieu de travail (interventions, enquêtes, participations à des ateliers et actions collectives de prévention), sur nos sites Internet, sur les réseaux sociaux, lors des entretiens et conversations téléphoniques avec nos équipes, dans les courriers électroniques et les publications du service.

 

Nous sommes également amenés à collecter des données sensibles :

 

• Informations médicales en application de la législation en vigueur, dans le respect du secret médical (professionnels de santé) ou du secret professionnel (tous les salariés du service) : données de santé nécessaires à la prise en charge en santé au travail des salariés, notamment le type de suivi individuel de l’état de santé déterminé par le médecin du travail, les informations médicales nécessaires à la détermination de l’aptitude ou au constat d’une inaptitude, conclusions d’examens complémentaires, diagnostics médicaux, antécédents médicaux personnels, des parents et de la fratrie,
• Informations sociales sous réserve du consentement des salariés pris en charge (statut matrimonial, situation familiale et personnelle, difficultés économiques, problème de logement, situation de handicap, données nécessaires à la lutte contre le surendettement, autres données sociales selon la nature de la demande du salarié).

 

Les données que nous utilisons sont en principe recueillies directement auprès des personnes concernées (adhérents, salariés suivis, fournisseurs).

Par exception, certaines données sont obtenues indirectement :

 

• Certaines données d’informations administratives et d’identification des salariés dont l’association Reims Santé au Travail doit assurer la prise en charge, ou des données relatives à leur situation professionnelle, peuvent être recueillies auprès de leurs employeurs (adhérents de l’association Reims Santé au Travail) ;
• Les données relatives à l’embauche des salariés pris en charge ou à prendre en charge par l’association Reims Santé au Travail nous sont automatiquement transmises par l’Urssaf en application de la réglementation en vigueur en matière de déclaration préalable à l’embauche, ou par les employeurs.

 

Les destinataires des données personnelles :

 

Afin d’accomplir les finalités précitées, nous transmettons les données personnelles recueillies uniquement :

 

• Aux personnels de notre service, dûment habilités selon la finalité du traitement poursuivi,
• Aux professionnels de santé en charge du dossier médical en santé au travail (DMST),
• À nos prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte,
• À nos partenaires dans le cadre d’enquêtes et d’études réalisées par notre service. Les données traitées étant alors agrégées en statistiques anonymisées,
• Aux administrations, organismes publics, autorités judiciaires sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.

 

Il est à noter que nous n’effectuons aucune transmission externe de données sensibles (médicales ou sociales) recueillies par nos professionnels habilités sauf exception légale ou réglementaire :

 

• Transmission directe du dossier médical au salarié concerné ou au médecin du travail de son choix, ainsi qu’à ses ayants droits dans les cas légalement prévus,
• Transmission du dossier médical au médecin inspecteur du travail s’il en fait la demande,
• Communications d’éléments médicaux et/ou sociaux aux autorités judiciaires, sur demande, et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.

 

 

Transfert des données hors de l’Union Européenne :

 

L’association Reims Santé au Travail ne transfère pas de données personnelles en dehors de l’Union européenne.

 

Les délais de conservation des données personnelles :

 

Nous conservons les données personnelles recueillies pour la durée nécessaire à l’accomplissement de nos obligations légales et réglementaires ou pour une autre durée définie en considération de la poursuite de nos intérêts légitimes, de l’exécution de nos engagements, du suivi et de la traçabilité de nos actions de prévention, du suivi de l’exécution du contrat d’adhésion, de nos contraintes opérationnelles et des réponses aux demandes des autorités judiciaires ou administratives.

 

S’agissant des contacts de nos adhérents, la majorité des informations sont conservées pendant la durée du contrat d’adhésion et pendant 10 ans après la fin de notre relation contractuelle.

 

S’agissant des salariés suivis, les informations concernant leur prise en charge médicale sont conservées, conformément à la législation et a minima :

 

Selon les connaissances actuelle (07/2021) les dossiers des salariés non soumis aux risques particuliers, seront conservés 20 ans après la dernière consultation, et selon l’âge légal de la retraite.

Règles de conservation spécifiques (07/2021) :

 

• Agents biologiques pathogènes : le dossier médical spécial est conservé 10 ans à compter de la cessation de l’exposition (article R 4426-9 du code du travail) ; durée de conservation pouvant être portée à 40 ans en cas d’exposition à des agents pathogènes de catégorie 3 et 4

 

• Agents chimiques dangereux et agents chimiques dangereux cancérogènes, mutagènes et toxiques pour la reproduction : le dossier individuel est conservé pendant au moins 50 ans après la fin de la période d’exposition (article R 4412-55 du code du travail)

 

• Rayonnements ionisants : le dossier individuel est conservé pendant au moins 50 ans après la fin de la période d’exposition (article R 4454-9 du code du travail)

 

• Milieu hyperbare : le dossier médical est conservé pendant au moins 20 ans (article 35 du décret n°90-277 du 28 mars 1990 modifié)

 

• Amiante : le dossier est conservé 50 ans après la fin de la période d’exposition (article R 4412-55 et article R 4412-95 du code du travail).

 

 

S’agissant des contacts de nos fournisseurs, prestataires et sous-traitants, la majorité des informations sont conservées pendant la durée de notre relation contractuelle et pendant 5 ans après la fin de notre contrat.

 

Les droits des personnes concernées et leur exercice :

 

En application de la réglementation en vigueur, les personnes dont nous recueillons les données ont les droits suivants :

 

Droit d’information et d’accès : droit d’obtenir des informations concernant les traitements des données personnelles les concernant ainsi qu’une copie de ces données personnelles,

Droit à la limitation du traitement : toute personne peut demander que le traitement de ses données personnelles soit limité uniquement à ce qui est strictement nécessaire,

Droit de vérification et de rectification : toute personne peut demander la modification de ses données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes,

• Droit à l’effacement : à l’exception de certaines données concernant la traçabilité du suivi et des actions en santé au travail, il est possible de nous demander l’effacement des données personnelles dans les limites et conditions réglementaires en vigueur,
• Droit d’opposition : à l’exception des données concernant la traçabilité du suivi et des actions en santé au travail, et sauf autre exception réglementaire, les personnes concernées peuvent s’opposer au traitement de leurs données personnelles pour des motifs liés à leur situation particulière,
• Droit au consentement : lorsqu’un consentement est nécessaire pour la mise en œuvre par l’association Reims Santé au Travail d’un traitement des données personnelles, nous procédons à l’information des personnes concernées et demandons leur consentement,
• Droit de retirer un consentement : en cas de mise en œuvre d’un traitement de données personnelles nécessitant un consentement de la personne concernée, elle a le droit de retirer ce consentement à tout moment, sous réserve de la réglementation en vigueur,
• Droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication des données personnelles, applicables après le décès, dans la limite de ce qui est permis par la législation en vigueur,
• Droit à la portabilité des données : lorsqu’il est applicable, il s’agit du droit, pour les personnes concernées, de demander que les données personnelles qu’elles ont fournies leur soient rendues ou, lorsque cela est possible techniquement, de les transférer directement à un tiers.

 

Les droits listés ci-dessus peuvent être exercés en contactant notre DPO comme indiqué ci-après.

 

Il est à noter que l’association Reims Santé au Travail n’effectue pas de prospection commerciale ni de profilage à des fins commerciales.

 

Conformément à la réglementation applicable, vous êtes également en droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés), autorité de contrôle compétente en France.

 

Le délégué à la protection des données (DPD/DPO) :

 

Afin de préserver la vie privée et la protection des données à caractère personnel de tous, l’association Reims Santé au Travail a désigné un Délégué à la Protection des Données/Data Protection Officer (DPD/DPO). Le DPO est un gage de confiance, spécialisé dans la protection des données personnelles. Il est chargé de veiller à la préservation de la vie privée et à la bonne application des règles de protection des données personnelles.

 

Il est l’interlocuteur privilégié de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), et de toutes personnes concernées par une collecte ou un traitement de données à caractère personnel.

 

Pour contacter le DPO de Reims Santé au travail :

• écrire à « association Reims Santé au Travail – A l’attention du DPO par courrier 28 rue René Cassin 51430 Bezannes
• par mail à dpo@reimssantetravail.fr.

 

Le DPO tient le registre des activités de traitements de l’association qu’il met, le cas échéant, à la disposition de la CNIL.

 

Modifications des présents engagements :

 

La présente politique de protection des données à caractère personnel témoigne des engagements mis en œuvre par l’association Reims Santé au Travail et de l’ensemble de ses collaborateurs dans le cadre de ses activités quotidiennes pour une utilisation responsable des données personnelles. Cette politique est susceptible d’être mise à jour pour prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires, et tout changement dans l’organisation de l’association Reims Santé au Travail ou dans les offres et services proposés.

 

Nous vous invitons à consulter régulièrement notre site internet afin de prendre connaissance de sa dernière version en vigueur.

 

Nos adhérents, leurs salariés, ainsi que nos fournisseurs et prestataires, seront informés, par nos modes de communication habituels, de toute modification importante.

 

 

Pour contacter le DPO de Reims Santé au travail : dpo@reimssantetravail.fr.